Kära Västmarkare!
Snart är det dags att återigen återvända till Gränslandet!
Innan vi ses i skogen behöver vi samlas för att prata om vad som ska hända i avdelningen under året och hur vi tillsammans kan se till att det sker. Det kallas ett årsmöte, och du som är medlem bjuds härmed in till vår lokal i Sävedalens folkets hus, Göteborgsvägen 101, 2 tr, söndagen den 9 februari kl. 13.
Vi börjar med att gå igenom de punkter som ska tas upp under årsmöten, nämligen:
- Bestäm tillsammans vem som ska leda mötet. Bestäm tillsammans vem som ska skriva protokollet.
- Bestäm tillsammans vem som ska justera protokollet.
- Alla hjälps åt att berätta om vilken verksamhet föreningen och medlemmarna genomfört eller deltagit i under föregående år.
- Den som sköter föreningens ekonomi berättar vilka pengar föreningen fått in och vad de använts till.
- Den som sköter föreningens revision (se §8) berättar för medlemmarna om sitt arbete, så att medlemmarna vet om allt ser bra ut. Bestäm då tillsammans om ni vill godkänna föregående styrelses arbete och ge dem ansvarsfrihet eller inte.
- Bestäm tillsammans vilka medlemmar som ska bli avdelningsledare och vice avdelningsledare, alternativt ordförande och vice ordförande, i föreningen. Bestäm även om fler personer ska ingå i föreningens styrelse.
- Bestäm tillsammans vem som ska sköta föreningens ekonomi. Det kan vara Västspel. Det kan också vara en medlem som i så fall blir kassör i föreningens styrelse. Styrelsen föreslår att detta sköts av Västspel.
- Bestäm tillsammans vem som ska sköta föreningens revision. Personen behöver inte vara medlem i avdelningen. Om avdelningens ekonomi sköts av Västspel så väljs ingen revisor utan Västspels revisor granskar även avdelningen.
- Andra stora frågor som medlemmarna vill besluta om.
a. Styrelsen föreslår att våra stadgar revideras, se förslag.
b. Diskussion om förutsättningarna för lajv under kommande år.
Efter mötet firar vi vårt första år som avdelning med fika. Vi vill också passa på att workshoppa deltagarnas idéer om kommande lajv på olika kreativa sätt. Ex. rita karaktärer, prioritera ideer med fötterna eller utvärdera kampanjen på promenad.
Ev. utrensade men hela kläder och prylar från lajvförrådet erbjuds till mycket låga priser.
Vi avslutar senast kl. 16.
Förslag reviderade stadgar:
Stadgar för avdelningen Västmarken lajv i Västspel
§1 Stadgar
Avdelningens regler kallas stadgar. Det går att ändra dessa regler på årsmötet.
§2 Tillhörighet
Avdelningen ingår i föreningen Västspel. Avdelningen har säte i Sävedalen i Partille kommun och heter Västmarken lajv.
§3 Uppgift
Avdelningens uppgift är att arrangera lajv för barn och ungdomar i Västspel.
§4 Medlemmar
Avdelningen består av medlemmar i Västspel som bestämt sig för att tillhöra avdelningen och bedriva verksamhet tillsammans.
Eftersom avdelningens medlemmar också är med i Västspel får de rättigheter och skyldigheter mot Västspel, Sverokdistriktet och Sverok. Det här står i de olika föreningarnas stadgar. Den som vill avsluta sitt medlemskap i avdelningen gör det genom att meddela det till avdelningsledaren.
§5 Verksamhet
Avdelningens medlemmar bestämmer tillsammans vad de ska göra. När de bestämmer saker har varje medlem en röst var. Det förslag som får flest röster vinner.
§6 Kontaktpersoner
Västspel utser en eller flera kontaktpersoner för att stödja föreningens avdelningar. Kontaktpersoner kan vara medlemmar i avdelningen, men behöver inte vara det.
§7 Styrelsen
Styrelsen består av minst två personer, avdelningsledare och vice avdelningsledare. Om avdelningen tycker att det passar bättre kan dessa istället kallas för ordförande och vice ordförande.
Styrelsens uppdrag är att sköta föreningen, se till att den verksamhet som medlemmarna beslutar om genomförs och sköta kontakten med Sverok och Västspel. Bara medlemmar kan väljas till styrelsen. Styrelsen utses av medlemmarna på årsmötet.
§8 Revisor
Revisorns uppgift är att kontrollera att styrelsen sköter sitt uppdrag och att granska avdelningens ekonomi, detta kallas för revision. Om avdelningens ekonomi sköts av Västspel så väljs ingen revisor, utan Västspels revisor granskar även avdelningens verksamhet.
Om avdelningen väljer att sköta sin egen ekonomi ska de också välja en egen revisor, eller ta ett beslut om att överlåta detta till Västspels revisor.
§9 Årsmöte
Varje år ska Västmarken lajv hålla årsmöte. Styrelsen ska se till att mötet blir av och att medlemmarna vet när, var och hur de ska träffas. Om avdelningen inte har haft sitt årsmöte innan 31 mars så kan kontaktpersonen hjälpa till att kalla till årsmöte. Det medlemmarna bestämmer på årsmötet sammanställs i ett protokoll och rapporteras till Sverok. Alla medlemmar i avdelningen ska få en kallelse till mötet minst 14 dagar innan för att det ska vara giltigt.
På årsmötet har varje medlem en röst var. Det förslag som får flest röster vinner.
Mötet ska ta upp följande saker:
- Bestäm tillsammans vem som ska leda mötet, denna kallas för mötesordförande.
- Bestäm tillsammans vem som ska skriva protokollet, denna kallas för mötessekreterare. Protokollet ska innehålla
a) avdelningens namn
b) datum för mötet
c) vilka som närvarade
d) det som årsmötet tar upp och bestämmer (punkt 2-9 i den här listan).
- Bestäm tillsammans vem som ska justera protokollet. Den personen ska se till att protokollet stämmer och skriva under det.
- Alla hjälps åt att berätta om vilken verksamhet föreningen och medlemmarna genomfört eller deltagit i under föregående år. Detta kallas för verksamhetsberättelse.
- Den som sköter föreningens ekonomi berättar vilka pengar föreningen fått in och vad de använts till. Detta kallas för ekonomisk berättelse. Om ekonomin sköts av Västspel är det de som kan ge er information om ekonomin.
- Den som sköter föreningens revision (se §8) berättar för medlemmarna om sitt arbete, så att medlemmarna vet om allt ser bra ut. Bestäm då tillsammans om ni vill godkänna föregående styrelses arbete och ge dem ansvarsfrihet eller inte.
- Bestäm tillsammans vilka medlemmar som ska bli avdelningsledare och vice avdelningsledare, alternativt ordförande och vice ordförande, i föreningen. Bestäm även om fler personer ska ingå i föreningens styrelse.
- Bestäm tillsammans vem som ska sköta föreningens ekonomi. Det kan vara Västspel. Det kan också vara en medlem som i så fall blir kassör i föreningens styrelse.
- Bestäm tillsammans vem som ska sköta föreningens revision. Personen behöver inte vara medlem i avdelningen. Om avdelningens ekonomi sköts av Västspel så väljs ingen revisor utan Västspels revisor granskar även avdelningen.
- Andra stora frågor som medlemmarna vill besluta om.
Efter årsmötet ska protokollet skrivas under av den som valdes att justera protokollet.
Om något särskilt viktigt behöver beslutas mellan årsmöten kan styrelsen, den som sköter föreningens revision eller minst hälften av medlemmarna kalla till ett extra årsmöte. Den som kallar ska se till att mötet blir av och att medlemmarna vet när, var och hur de ska träffas. På det mötet behandlas bara punkt 1, 2, 3 och de punkter som är orsaken till det extra årsmötet.
§10 Upplösning
Avdelningen kan upplösas om årsmötet bestämmer det. Om avdelningen inte bedrivit någon verksamhet på ett år blir den automatiskt upplöst, om inte årsmötet bestämmer något annat. Om avdelningen blir upplöst går alla avdelningens tillgångar till Västspel.
De ändringar som inte bara är rent språkliga för att underlätta läsning har markerats i texten ovan.